Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Zimmer & Hälbig ist ein führendes, stark wachsendes mittelständisches Unternehmen im Anlagenbau der technischen Gebäudeausstattung mit 50-jähriger Historie. Mit über 320 Mitarbeitenden an 6 Standorten in Deutschland haben wir im laufenden Geschäftsjahr eine Gesamtleistung von über 100 Mio. EUR erwirtschaftet. Unser Leistungsspektrum an kundenspezifischen Lösungen umfasst Klimatisierung durch VRF/Wärmepumpentechnik, Klima- & Lüftungstechnik, Reinraumtechnik, Kältetechnik, Heizungstechnik sowie Mess-, Steuer- & Regelungstechnik.

Unsere familiäre Kultur ist geprägt durch gegenseitige Unterstützung, flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und persönliche Verantwortung. Unsere Mitarbeitenden sind der Schlüssel zum Erfolg.

Um die erfolgreiche Entwicklung des Unternehmens auch zukünftig bestmöglich zu unterstützen, suchen wir für unseren Standort in Bielefeld ab sofort Sie als: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).

Stellenbeschreibung

• Eigenständige Vor- und Nachbereitung von Meetings, einschließlich Terminorganisation, Agenda-Erstellung sowie Koordination von Jour Fixes, Besprechungen und offenen Themen
• Erstellung von Ergebnisprotokollen, Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und konsequentes Nachhalten offener To-dos
• Erstellung hochwertiger Präsentationen für interne und externe Zielgruppen
• Ausarbeitung von Entscheidungsvorlagen, Briefings und Management-Präsentationen für die Geschäftsführung (z. B. PIN-Präsentationen, Strategiemeetings oder Vorstandstermine)
• Organisation und Koordination von Meetings und Veranstaltungen innerhalb des VINCI-Konzerns, inklusive Reiseplanung, Hotelbuchungen, Teilnehmermanagement und Veranstaltungsvorbereitung
• Betreuung von Strategiemeetings und Führungskräftetagungen einschließlich Dokumentation der Ergebnisse und Nachverfolgung definierter Maßnahmen
• Professionelle Bearbeitung und Koordination von Kundenreklamationen, Sicherstellung der internen Abstimmung sowie Nachverfolgung bis zur abschließenden Erledigung
• Übernahme und eigenverantwortliche Steuerung von Sonderprojekten, insbesondere im Rahmen von Digitalisierungsinitiativen, Prozessoptimierungen und Integrationsprojekten innerhalb der VINCI-Gruppe
• Verantwortliches Reisemanagement für die Geschäftsführung, einschließlich Planung, Buchung und Abrechnung nationaler und internationaler Dienstreisen
• Allgemeine anfallende Assistenz-Tätigkeiten

Stellenanforderung

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaftsingenieurwesen, Betriebswirtschaftslehre mit technischem Schwerpunkt, Wirtschaftswissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation
• Ausgeprägtes Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge sowie technische und operative Prozesse
• Erste oder mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Projektmanagement-, Stabsstellen- oder Consulting-Funktion
• Hohe Zahlenaffinität sowie die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte zu analysieren, zu strukturieren und managementgerecht aufzubereiten
• Erfahrung in der Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Management-Reports und Präsentationen für Führungskräfte
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Themen und Projekte parallel zu steuern
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere PowerPoint, Excel, Teams und Outlook
• Professionelles Auftreten, hohe Kommunikationsstärke und Durchsetzungsvermögen
• Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohe Diskretion sowie ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen
• Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was Sie bei uns erwartet

• Gutes Betriebsklima und Arbeitsatmosphäre
• Flache Hierarchien
• Individuelles Onboarding
• Direkt von zu Hause aus zum Kunden starten
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Zuschuss zu Kita- oder Hortgebühren
• Bike Leasing
• Firmenfitness
• Aufstiegs- und Fortbildungsmöglichkeiten

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!